Datan käsittely

1.4.2021

Aineiston tarkistaminen

Aineistoa lähdettäessä käsittelemään, ensimmäinen askel on tarkistaa aineiston olvean kunnossa. Esimerkiksi kaikkien lukujen olevan lukuja. Pikatestauksen voi tehdä maalamalla ainestoa ja tarkastamalla Excelin oikeasta alakulmasta valitun alueen tiedot. 

Toinen tapa testata on Excelin kaava =Onluku, joka näyttää solun sisällön olevan luku vai ei. Virheitä voi mahdollisesti korvata kopioimalla tuntemattoman merkin solusta ja liittää sen CTRL+H hakuun (etsi & korvaa toiminto) ja tämän avulla korvata tuntemattoman merkin tyhjällä. Jos näin ei tilannetta saa korjattua, voi taulukon viedä Word-sovellukseen ja sieltä muokata etsi & korvaa toiminnolla virheelliset merkit.

Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen

Tätä Excelin toimintoa on hyvä käyttää, jottei käyttäjä pysty syöttämään vääränlaista tietoa. Työkalu on nimeltään kelpoisuuden tarkistaminen. Työkalulla voidaan valita, millaista halutaan tarkistaa esimerkiksi desimaaleja tai kokonaislukuja. Näin saadaan ohjattua käyttäjää syöttämään oikea tieto, jotta säilytään väärinkäsityksiltä ja virheiltä.

Tällä toiminnolla voidaan myös tarkistaa =jos funktion avulla solujen kelpoisuutta. 

Lajittelu ja suodatus

Tietoja suodattaessa ensimmäienä on huomioitava, ettei taulukko saa sisältää kokonaisia tyhjiä rivejä tai sarakkeita. Jos aineisto ei ole ehjä, sitä ei käsitellä yhtenä aineistona. Kursori tai valinta voi olla missä tahansa kohtaa tietoaluetta, kunhan mitään erillistä aluetta ei ole valittu. 

Tiedot -välilehdellä voidaan järjestää taulukko esimerkiksi aakkosjärjestyksessä tai jonkin muun arvon mukaan tai useamman eri tiedon mukainen järjestely. 

Kun suodatetaan aineistoa, tällöin piilotetaan tarvitsemattomat tiedot. Tämäkin tapahtuu Tiedot-välilehdeltä "Suodata" painikkeesta. Jolloin jokaisen otsikon yhteyteen tulee suodatusehtojen valinnat. Suodatuksen voi poistaa painamalla "Tyhjennä suodatus".

Jos halutaan välttyä virheiltä ja poistaa mahdolliset tuplamerkinnät, voidaan käyttää "Poista kaksoiskappaleet" -toimintoa Excelin Tiedot-välilehdellä.

Välisumma -funktiolla saadaan poimittua tiedot suodatetuista aineistoista, vaikka suodatus muuttuisikin. Jos laskutoimitukset 1-11 ovat käytössä, funktio huomioi sekä manuaalisesti suodatetut solut että suodatustoiminnolla tehdyt suodatukset. Jos laskutoimitukset 101-111 ovat käytössä, ei manuaalisesti suodatettuja huomioida.

Suodatuksen lisäasetus

Ehtoalueelle kirjoitetaan ehdot, jotka löytyvät tietoalueelta. Tiedot-välilehdeltä löytyy suodatuksen lisäasetukset -painike, jonka kautta päästään suorittamaan toimintoa. Ehtokenttään merkitään ehtoalueen tiedot. Tällä tavalla saadaan useammilla ehdoilla tehtyjä suodatuksia. Ainesto saadaan kopioituna erilleen monipuolisesti. Suodatusta voidaan käyttää myös suurempikuin tyyppisten merkkien kanssa. Tähän voidaan liittää myös kelpoisuuden tarkistamista.

Pivot -taulukko

Aineiston ollessa iso ja moniuloitteinen päästään hyödyntämään PIVOT -taulukointia. Pivot taulukot ovat suuria, joten niitä ei kannata turhaan hyödyntää. Toiminta alkaa Excelin Lisää -välilehdeltä, josta valitaan Pivot-taulukko tai -kaavio. Pivot-taulukko avaa näkymän taulukon luontiin.

Ok -painikkeella päästään luomaan uusi taulukko. Taulukossa navigoidaan Pivot-raportin omaisesti ja komennot tapahtuvat Excelissä aukeavan oikean reunan laatikoissa. Kirjoittaminen ei ole mahdollista soluissa, vain ja ainoastaan Pivot taulukon kentät -osiossa.

Suodattimet = Pivot raporttiin käytettävät suodattimet

Rivit = Mitä tietoja näytetään riveinä

Sarakkeet = Mitä tietoja näytetään sarakkeina

Arvot = Mitä halutaan riveillä näytettävän.

Jos aineiston sisältämä otsikko siirretään johonkin yllä mainituista laatikoista saadaan esimerkiksi suodatettua aineistosta haluttavaa tietoa. Haluttavaa tietoa voidaan myös muotoilla ja tarkentaa pivot taulukon kenttien asetuksista. Asetuksista voidaan esimerkiksi muuttaa valuuttaa. Raportissa näkyvien tietojen sijaintia voidaan muuttaa siirtämällä haluttua tietoa kenttien listauksessa ylös tai alaspäin, jos monta tietoa on valittuna.

Pivot raportista saa suoraan tehtyä kaavion samalla, kuin raporttia rakentaa tai jo valmiiksi rakennetusta raportista.

Alta löytyy vielä esimerkkivideot teoriaa havainnollistamaan:

Esimerkki lajittelusta, suodatuksesta ja välisumma-funktion käytöstä:

Esimerkki Pivot-taulukon hyödyntämisestä: