Yhteiskäyttö

5.2.2021

Yhteiskäytöllä tarkoitetaan useampien MS Office- sovellusten yhteiskäyttöä, jolloin käytetään pääasiakirjan kanssa aliasiakirjaa. Pääasiakirjaan tuodaan tietoa aliasiakirjasta. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi joukkokirjeiden ja osoitetarrojen luomisessa sekä ulkoisten tietojen hakemisessa sovelluksiin.

Joukkokirjeiden tapauksessa, aliasiakirja eli tietolähde sisältää tiedot, jotka vaihtuvat jokaisessa kirjeessä, eli vastaanottajien tiedot. Pääasiakirjassa on yhdistämiskenttiä, jotka korvaantuvat jokaisessa kirjeessä aliasiakirjasta vastaanottajan tiedoilla. Tietue tarkoittaa tietoa yhdestä yksittäisestä asiasta, rivillä, esimerkiksi asiakastieto. Kenttä on tietyntyyppinen tieto, sarakkeessa, esimerkiksi osoite.

Aliasiakirjaa voidaan päivittää, jolloin tiedot muuttuvat myös pääasiakirjaan. Tätä hyödynnetään esimerkiksi asiakasrekisterissä, jossa asiakkaiden tiedot voivat muuttua ja ne lisääntyvät/vähenevät.

Seuraavassa videossa esitellään miten yhteiskäyttöä käytetään tuotekorttien tekoon, hakemalla tuotetiedot Excel-taulukosta, ja tuomalla ne Wordiin osoitetarra muotoihin.