Word - edistyneet toiminnot

 15.4.2021

Word kaavaeditori

Wordissa voidaan luoda matemaattisia kaavoja dokumenttiin omaan laatikkoonsa, jolloin kaavan käsittely on helpompaa. Kaava-työkalu löytyy 'Lisää' välilehdeltä aivan oikeasta reunasta. Voidaan valita valmis kaava, tai lisätä tyhjä alusta jolle luoda oma kaava. Tämä tapahtuu valitsemalla 'Lisää uusi kaava'.

Kun valitaan 'Lisää uusi kaava', avautuu näkymään kaavaikkuna, sekä työkalut yläpalkkiin sen luomiseen. 

Valitsemalla eri työkaluja saadaan näkyville valmiita vaihtoehtoja eri kaavarakenteille, joita voidaan käyttää. 

Lomakkeet

Wordilla voidaan luoda täytettäviä lomakkeita, joissa lomakkeen täyttäjä voi kirjoittaa vain tiettyihin kohtiin.  Hänelle voidaan ohjeistaa mitä missäkin kohdassa tulee, lukea, ilman että ohjeistus näkyy lopullisessa lomakkeessa. 

Lomakkeen teko tulee aloittaa tallentamalla tiedosto 'Makroja käyttävä malli (*.dotm)' muodossa, jotta samaa pohjaa voidaan käyttää useasti, mutta tallentamalla se tietoja lisättäessä normaalina word-tiedostona. Tällöin lomake säilyy täytettävänä (tyhjänä), ja täytetyt tiedot tallentuvat erilliseen tiedostoon.

Lomakkeiden luonti aloitetaan lisäämällä taulukko 'Lisää' välilehdeltä. Taulukkoon luodaan tarvittava määrä ruutuja, jonka jälkeen ruutuihin voidaan normaalisti kirjoittaa otsikot. Lisää otsikoiden alle myös tyhjä rivi, johon lisäät seuraavaksi muokattavat tekstikentät. Sitten siirry 'Kehitystyökalut' välilehdelle. (Jos valintapalkissasi ei näy tätä välilehteä, löydät ohjeen sen lisäämiseen tämän blogin 'Makrot' sivulta.)

 Valitse välilehdeltä 'Suunnittelutila' päälle. Laita kursorisi kohtaan, johon haluat luoda ensimmäisen tekstikenttäsi. Sen jälkeen valitse ohjausobjekteista RTF-sisältöohjausobjekti (kuvassa valittuna). Tällöin valitsemaasi kohtaan luodaan tekstikenttä, johon voit muokata haluamasi tekstin valitsemalla kentän. Voit lisätä ohjeen mitä kenttään tulee kirjoittaa, esimerkiksi 'Kirjoita tähän osoitteesi'. Ohje katoaa kun lomakkeen täyttäjä kirjoittaa kenttään jotain. 

Lisää RTF tekstikentät haluamiisi kohtiin, voit myös käyttää kopioi ja liitä toimintoja. Kun olet saanut lomakkeen valmiiksi, poista suunnittelutila päältä. Valitse sitten kaikki lomakkeen sisältö painamalla Ctrl+A. Valitse sitten 'Kehitystyökalut' välilehdeltä 'Rajoita muotoilemista'. Oikealle aukeaa kuvan mukaisia muokkaustoimintoja.

Lisää kohtaan 2. 'Salli vain tämäntyyppinen asiakirjan muokkaaminen' valinta, ja valitse vetovalikosta 'Täytetään lomakkeita'. Tämä luo tiedoston muokattavaksi vain niissä kohdissa joihin on lisätty RTF-ohjausobjekti. Tämän jälkeen valitse 'Kyllä, aloita suojausten käyttäminen', ja avautuvasta ikkunasta mahdollisen salasanan lisäyksen jälkeen OK.

Tallenna tämä malli nyt. Kun avaat mallin tiedostoissasi, napsauta kaksi kertaa peräkkäin, niin tiedosto aukeaa normaalina Word-asiakirjana. Siihen voi muokata tekstiä vain määräämiisi kohtiin, joten tätä dokumenttia voit jakaa eteenpäin.

(Kuvat ovat kuvankaappauksia Word-ohjelmasta)

Alla ohjevideo