Makrot

10.3.2021

Makro toimintoa käytetään Excelin 'Kehitystyökalut' -välilehdellä toistuvien tehtävien automatisointiin. 'Tallenna Makro' painikkeella alkaa Excel tallentamaan kaiken tekemäsi Visual Basic for Applications (VBA)-koodiin. Sinun ei tarvitse osata lukea koodia, Excel kirjoittaa sitä puolestasi. Koodin perusymmärryksestä on kuitenkin hyötyä tehdessäsi esimerkiksi virheen makron tallennuksessa, jolloin voit poistaa tekemäsi toiminnon koodiriviltä. Tämä ei kuitenkaan ole välttämätöntä, voit aina aloittaa makron tallentamisen uudestaan. Makrojen tallentamisessa sinulla tulee olla selvä ajatus, mieluusti käsikirjoitus, siitä mitä aiot tehdä, jotta tallentaminen onnistuu, etkä joudu tekemään monimutkaisia toimintoja monta kertaa uudestaan. Makroja käyttäessäsi tiedosto tulee aina tallentaa muodossa Excel työkirja (makrot käytössä) (*.xlsm), jotta makrot toimivat.

Kehitystyökalu välilehti:

Jos et ole ennen käyttänyt tai luonut makroja, tulee sinun valita 'Kehitystyökalut' välilehti näkyviin. Kun painat missä kohdassa vain valintanauhaa hiiren oikealla, ilmestyy esiin valikko, josta valitse 'Mukauta valintanauhaa'. Tämän jälkeen avautuvassa ikkunassa valitse oikealta puolelta 'Päävälilehdet' osiosta 'Kehitystyökalut' näkyväksi. Kun painat 'OK', välilehden tulisi ilmestyä valintanauhaasi.

Makron luominen:

Makron luominen alkaa 'Tallenna makro' painikkeella. Tämän jälkeen sinun tulee nimetä makro, voit valita sille pikanäppäimen, ja kirjoittaa sille kuvauksen. Valitse makron tallennuspaikaksi 'Tämä työkirja', jos et tarvitse kyseistä makroa muissa asiakirjoissa tai 'Oma makrotyökirja', jos haluat käyttää kyseistä makroa aina kun käytät Exceliä. Kun painat 'OK', kaikkien toimintojesi tallentaminen alkaa. Suorita valitsemasi toiminnot. Kun haluta lopettaa tallennuksen, paina samasta kohdasta, josta aloitit makron tallentamisen 'Lopeta tallennus'. Makrot tallentuvat 'Kehitystyökalut' välilehdelle kohtaan Makrot. 

Huomioi, että makron tallennus tallentaa kaikki toimintosi, esimerkiksi myös solut joihin siirryt. Yritä siis tehdä tarkasti vain vaadittavat toiminnot. Huomaa myös, että ennen tallennuksen lopettamista, sinun kannattaa jättää valituksi solu, johon esimerkiksi kirjoitat tietoa ja makro suorittaa tiedon siirtämisen taulukkoon. Näin makron toiminto on kaikista tehokkainta, ja aikaa ei kulu makron suorituksen jälkeen solujen siirtymisen välillä.

Painike makron suorittamiseen:

'Kehitystyökalut' välilehdeltä voidaan makrojen luomisen jälkeen luoda niille ohjausobjekteja. Ensimmäisellä lomakeohjausobjektilla (ympyröity) voidaan luoda kuvassa näkyvä painike. Kun painat kuviota, maalaa sen jälkeen painike kohtaan johon sen haluat. Painikkeelle saadaan valittua tietyn makron suorittaminen valitsemalla se avautuvasta ikkunasta. Kun seuraavaksi painat painikkeesta, se suorittaa siihen kytketyn makron.

Muut lomakeohjausobjektit:

Yhdistelmäruutu

Seuraavalla objektilla saadaan luotu kuvanmukainen pudotusvalikko. Maalaa taas objekti haluamaasi kohtaan. Tämän jälkeen paina objektin päällä hiiren oikeaa ja valitse 'Muotoile ohjausobjektia'. Avautuvassa ikkunassa määritä syöttöalue, eli solut, joissa on tietoa jotka haluat pudotusvalikkoon. Sen jälkeen määritä solulinkki eli valitse solu, jossa näkyy kohteen numero luettelossa, kun valitset kohteen luettelosta.

Ryhmän kehys ja valintanappi

Ryhmän kehys objektin avulla voit luoda kehyksen objekteille ryhmittelemään niitä toisiinsa yhteen visuaaliseen yksikköön. Kehyksen sisälle voidaan laittaa valintanappeja, valintoja tai läheisesti toisiinsa liittyvää sisältöä. 

Valitsemalla toiminnon, maalaa kehys haluamaasi paikkaan ja nimeä se halutessasi.

Valintanappi objektilla voit luoda kehyksen sisälle valintataulukon. Luo peräkkäin kaikki nappisi kehyksen sisälle, jonka jälkeen niiden pitäisi toimia niin että pystyt valitsemaan vain yhden vaihtoehdoista. Nimeä vaihtoehdot painamalla hiiren oikeaa napin päällä, jonka jälkeen hiiren oikealla saat kursorisi tekstiin. Voit liittää vaihtoehtoihin solulinkin, josta näet monesko vaihtoehdoista on valittu. Solulinkin saa valittua painamalla yhden valintanapin päällä hiiren oikealla, valitsemalla sitten 'Muotoile ohjausobjektia, 'Ohjaus' ja sieltä valitsemalla solulinkin kohdalle valitsemasi solun. Sama solulinkki pitäisi linkittyä jokaiseen vaihtoehtoon itsestään. 

Jos vaihtoehdoista pystyy valitsemaan useamman, kokeile luoda valintanapit uudestaan peräkkäin, älä siis tee muita toimintoja nappien luomisen välissä. Varmista myös että kehys on tarpeeksi iso, jotta kaikki napit mahtuvat sen sisään. 

Taulukon suojaaminen:

Taulukon suojaamista käytetään estämään muiden käyttäjien mahdollisuus muuttaa, siirtää tai poistaa laskentataulukon tietoja. Suojaamalla voidaan jakaa taulukkoja, joihin henkilö voi lisätä tai muuttaa vain tiettyjä määritettyjä kohtia tai tietoja. Suojaaminen tehdään valitsemalla solut jotka haluat jättää auki, muokattaviksi, jonka jälkeen paina solujen päällä hiiren oikeaa, ja valitse valikosta 'Muotoile solut'. Valitse kuvassa näkyvä 'Suojaus' välilehti. Poista rasti Lukittu-kohdasta. Näin kun suojaat taulukon, nämä valitsemasi solut säilyvät lukitsemattomina, ja niiden sisältöä voidaan muuttaa.

Solujen valinnan jälkeen valitse 'Tarkista' välilehdeltä 'Suojaa taulukko', jonka jälkeen avautuvassa ikkunassa määritä mitä työkirjan käyttäjä voi tehdä. Kun valitset vain kohdan 'Valita lukitsemattomat solut', käyttäjä pääsee muokkaamaan aikaisemmin määrittämiäsi soluja, joista valitsit lukituksen pois.

Nämä kaksi toimintoa voidaan tehdä myös päinvastaisessa järjestyksessä.

Taulukon suojaamista tulee huomioida makroja tehdessä siten, että taulukko ei saa olla lukittuna kun esimerkiksi lisätään rivejä tai kopioidaan tietoja johonkin soluun.

Alla havainnollistava ohjevideo makroista: