Hakufunktiot

16.2.2021

Hakufunktiot ovat hyödyllisiä tilanteissa, joissa tietoja on runsaasti, esimerkiksi satoja tai tuhansia rivejä. Hakufunktioilla haetaan Excelissä erilaisia tietoja eri tarkoituksiin. Exceliin on julkaistu uusi XHAKU toiminto vanhojen P- ja V-hakujen lisäksi. Tämä toiminto on vain Office 365 käyttäjille, eikä se toimi vanhemmissa Excel-versioissa. XHAKU-funktion parannuksia edeltäjiinsä ovat sen päivittyminen sarakkeita lisättäessä tai poistettaessa ja sen lisäksi se hakee tietoa myös vasemmalta. XHAKU-funktiota voidaan myös käyttää tilanteissa, joissa aikaisemmin olisi pitänyt käyttää Indeksi/Vastine -funktioiden yhdistelmää tai VHAKUa. 

PHaku on toiminto, jolla haetaan tietoja pysty muotoisesta taulukosta eli taulukosta joka etenee riviltä toiselle. 
VHaku on toiminto, jolla haetaan tietoja vaakasuuntaisesta taulukosta, eli taulukko etenee sarakkeesta toiseen.
Hakuarvon avulla haetaan tietoa, se on etsittävä tieto.
Hakumatriisi on tietoalue, josta tietoa lähdetään etsimään. 
Palautusmatriisi on tietoalue, josta löytyy vastaukseksi haluttu tieto.

Tärkeää:
-P- ja V-Haku funktioissa tulee huomioida, että taulukko on etsittävän tiedon eli hakuarvon mukaan lajiteltu nousevasti.
-Hakufunktiot palauttavat aina ensimmäisen löytyvän arvon
-XHAKU-funktiossa haku- ja palautusmatriisien tulee toimiakseen olla yhtä korkeat riveittäin

PHAKU-funktion lauseke Exceliin muodostetaan valitsemalla:
-Hakuarvo: arvo jota etsitään taulukon ensimmäisestä sarakkeesta
-Taulukkomatriisi (tai hakumatriisi): koko taulukko, jossa on tietoja, ilman otsikkoja
-Sarakeindeksinumero: funktion tekijä, jolla määrätään mikä tieto riviltä palautetaan (PHAKU funktio laskee valitun alueen vasemmasta reunasta alkavia sarakkeita)
-Alue-haku: Tosi, hakee aina jonkun arvon/Epätosi, jos ei löydä arvoa, palauttaa virheilmoituksen

VHAKU-funktio eroaa PHAKU-funktiosta siten, että sarakeindeksinumeron tilalla on rivi-indeksinumero (riv_indeksi_nro), eli haku lähtee valitun alueen ensimmäiseltä riviltä.

XHAKU-funktion lauseke muodostetaan valitsemalla:
-Hakuarvo: arvo jota etsitään
-Hakumatriisi: tietotaulukon alueen osa, josta tietoa haetaan
-Palautusmatriisi: tietotaulukon alueen osa, joka halutaan palauttaa
-Jos ei löydy: mitä ilmoitetaan jos tietoa ei löydy, voidaan käyttää esimerkiksi tekstiä "Ei löydy"
-Vastaavuustila: valitaan haetaanko tarkka vastine vai pienempi tai isompi kohde, tarkka vastine eli 0 on oletusarvo
-Hakutila: valitaan haetaanko ensimmäisestä viimeiseen tai viimeisestä ensimmäiseen, oletusarvona on että taulukko on lajiteltu nousevaan järjestykseen

Funktioissa hakasulkeissa olevat arvot eivät ole pakollisia funktion toiminnan kannalta, kun niitä ei määritetä, funktio käyttää oletusarvoja. Alla ohjevideo havainnollistamassa, video on kahdessa osassa.

Osa 1

Osa 2

Vastine & Indeksi - funktiot

Aina ei ole mahdollista hyödyntää Excelin uusimpien versioiden funktioita, esimerkiksi xhakua. Jos tarvitsee hakea taulukosta tietoa kahdesta suunnasta, päästään hyödyntämään vastine- ja indeksifunktioita. Esimerkiksi, missä solussa on tieto x, mitä tietoa solussa x on ja miten solun pystyy paikantamaan, esimerkiksi viereisen arvon perusteella.

Vastine - funktio

Vastine-funktio saadaan avattua kirjoittamalla soluun "=vastine", jolloin kaavan ohjeet ilmaantuvat näytölle. Vastineen perusperiaate on, että funktio palauttaa valitulta alueelta halutun hakuarvon sijainnin. Alla funktion toimintaperiaate

=vastine(hakuarvo;haku_matriisi;[vastine_laji])

Hakuarvo: Etsittävän arvon siajinti eli haluttu arvo.

Haku_matriisi: Sarake tai rivi, jolta hakuarvo tulisi löytää.

Vastine_laji: Kuvaa vastineen tarkkuutta, eli tuleeko hakuarvon olla tismalleen haettava arvo, vai voiko funktio valita esimerkiksi lähimmän arvon.

Indeksi - funktio

Kun taulukossa on tarve liikkua pysty (riveillä) ja vaaka (sarakkeilla) suuntaan, tarvitaan indeksifunktiota. Funktion saa Excelissä auki kirjoittamalla "=indeksi". Perusperiaatteeltaan funktio toimii siten, että valitulta alueelta (matriisi) paikannetaan haluttu solu. Alla funktion toimintaperiaate.

=indeksi(matriisi;rivi_nro;[sarake_nro]

Matriisi: Määritelty taulukkoalue

Rivi_nro: Liikkumasuunnan määrä riveissä (pystysuunta)

Sarake_nro: Liikkumasuunnan määrä sarakkeissa (vaakasuunta)

Maksimi funktio

Taulukosta etsittäessä suurinta lukua, on helppo käyttää funktiota "Maks". Funktion saa auki kirjoittamalla soluun "=maks" tai etsimällä funktiolistasta. Maksimi-funktio etsii valitulta alueelta suurimman luvun ja ilmoittaa sen, näin vältytään suurelta skrollaamiselta.

Alla video havainnollistamaan indeksin ja vastineen käyttöä.

Kiitos ja seuraavaan kertaan! :)

.